Conseils pour choisir son logiciel devis facture batiment

Les fonctionnalités des meilleurs logiciels de devis facture batiment

L’acquisition de votre logiciel de facturation batiment est toujours une opération délicate au vu des implications commerciales et fiscales possibles. C’est encore plus vrai quand vous en avez déjà un et que vous voulez le remplacer. Définissez bien vos besoins en amont et adaptez votre demande en fonction… Voici déjà pour vous aider quelques fonctionnalités incontournables à considérer dans le choix de votre logiciel de chiffrage et de facturation BTP.

Bibliothèques métiers

Fonctionnalité incontournable d’un logiciel devis batiment, la bibliothèque de prix d’articles et d’ouvrages vous permet de gagner du temps et de gérer vos marges au plus près. Ainsi, que vous soyez peintre, plombier, carreleur, électricien, chauffagiste, couvreur, maçon, paysagiste…, chiffrez rapidement vos devis grâce aux libellés détaillés et aux prix standard du marché définis par nos partenaires spécialisés dans les tarifs bâtiment. Périodiquement mises à jour, ces bibliothèques vous permettent de suivre l’évolution des produits et des prix du marché et de la concurrence

Une bibliothèque Batichiffrage de votre corps de métier est fournie avec votre logiciel Mediabat dans sa version complète. Vous pouvez ensuite prendre en option une ou des bibliothèque(s) supplémentaire(s) si votre activité le nécessite.

De plus, vous pouvez ensuite importer gratuitement les bibliothèques fournisseurs récupérées auprès de vos partenaires habituels, créer vos propres ouvrages, personnaliser les libellés et tarifs des bibliothèques fournies après import ou personnaliser votre taux de marge pour déduire vos prix de vente.

Fonctions spécifiques au BTP

En plus des bibliothèques métiers, les meilleurs logiciels de devis facture batiment proposent aussi des fonctions spécifiques aux métiers du bâtiment : suivi de chantier, édition de factures de situations, gestion des retenues de garanties ou des acomptes, fonctionnalité de calcul de métrés, gestion des contrats d’entretien et des interventions…

Sauvegarde

À l’échelle d’une entreprise, la sauvegarde est un enjeu vital : il est possible de perdre en quelques secondes l’intégralité des données relatives à vos clients, vos devis, vos factures, le suivi des encaissements, à votre bibliothèque d’ouvrages personnalisés…

Médiabat propose de sauvegarder automatiquement une copie de secours de vos données sur nos serveurs haute sécurité afin de réduire au maximum les risques de perte de données créés avec le logiciel

Seule cette sauvegarde automatique et externalisée peut garantir une restauration rapide et complète de vos données (Récupération sur simple appel au service technique) en cas de sinistre (cambriolage, incendie, dégâts des eaux ou de casse de matériel…).

Mobilité

En fonction de vos usages, le type d’outil à adopter ou les options à considérer ne sont pas les mêmes. Combien de personnes vont utiliser le logiciel ? Sur quel matériel, sur PC, sur Mac, sur tablette, sur mobile ? Seront-ils connectés à internet ou non ? En fonction de ces informations, Mediabat peut proposer une version monoposte, en réseau ou en ligne, avec des applications mobiles ou tablette PC.

Export comptable

Votre comptable vous demande de lui fournir vos factures, situations, suivi des avances et des règlements pour mettre à jour votre situation et vous permettre d’effectuer vos déclarations et publications légales (TVA, bilan, comptes de résultats) ? Tâche fastidieuse par excellence pour les artisans, notre logiciel de devis facture batiment vous permet en quelques clics de faire un export vers les logiciels de comptabilité les plus utilisés (EBP, Sage, CEGID…)

Notre logiciel permet aussi de vous faciliter vos déclarations de TVA en générant automatiquement, le formulaire CERFA correspondant.

Gestion du fichier clients

La gestion de votre fichier clients permet de centraliser toutes les informations les concernant (numéro de téléphone, adresse, contacts, site web, mail, interlocuteurs, coordonnées bancaires, SIRET, numéro de TVA…) ainsi que l’historique des échanges passés (devis, factures envoyées, appels téléphoniques, rendez-vous, campagnes de mailing…)

Des factures professionnelles aux couleurs de votre entreprise

Les documents commerciaux générés par votre logiciel étant les ambassadeurs de votre entreprise auprès des clients et prospects, veillez à ce qu’il permette bien de mettre en avant le professionnalisme de votre établissement (Mise en page moderne, aérée, à vos couleurs et avec votre logo, présence des mentions légales obligatoires, conditions de règlement, de validité, montant de TVA…)

Les critères de choix annexes à considérer pour choisir votre logiciel batiment

Si les fonctionnalités sont très importantes pour pouvoir choisir le logiciel batiment le plus adapté pour votre entreprise, certains critères liés à l’entreprise éditrice de l’outil ou son environnement sont aussi à prendre en compte.

Expérience

Le nombre d’années d’activité de l’entreprise éditrice du logiciel Mediabat et le nombre de clients qui utilisent sa solution peut déjà donner une indication sur la qualité et la pérennité du produit. La typologie de la clientèle peut aussi donner des informations sur la spécialisation et l’expertise des équipes en charge de son développement. Un concepteur de logiciel spécialisé exclusivement dans les entreprises des BTP a une offre plus adaptée, plus spécifique que l’éditeur généraliste pour qui les professionnels du bâtiment ne sont que des clients comme les autres. Mediabat a été conçu exclusivement avec et pour les artisans du bâtiment.

Evolutivité du logiciel

L’environnement dans lequel évolue une entreprise est évolutif (nouvelles règlementations, nouvelles mentions obligatoires, mise à jour informatique…) . Il est ainsi nécessaire d’adopter un outil évolutif, capable de s’adapter aux contraintes règlementaires et technologiques futures

Coût de la solution choisie

En fonction de vos contraintes, il est intéressant de s’interroger sur les coûts des différentes alternatives, non seulement pour l’achat du logiciel mais aussi sur les options, les services … etc. Ces coûts sont à considérer en termes de budget global mais aussi en termes de trésorerie si votre choix se porte sur un abonnement. Le plus souvent, une budgetisation à l’année sur 5 ou 10 ans peut permettre de mieux y réfléchir.

Ergonomie (simplicité d’utilisation)

Certains logiciels sont austères et pas facile à utiliser. C’est dans cet esprit que le logiciel Mediabat a été créé, pour vous permettre de gagner du temps avec une interface ludique, l’utilisation du copier-coller, des bibliothèques d’ouvrages, du correcteur orthographique, la combinaison de plusieurs devis dans une facture… etc

Support technique

Médiabat apporte un soin tout particulier à assurer un support technique performant et réactif pour chacun des milliers d’utilisateur en maintenance de sa gamme logicielle. Avec une équipe compétente, expérimentée et basée en France, pour toute question, difficulté ou suggestion concernant votre logiciel devis facture batiment, n’hésitez pas à prendre contact.

Formations

Souvent négligé, les formations à l’utilisation du logiciel sont pourtant un indicateur fiable de la solidité d’une entreprise. Elles permettent aux collaborateurs utilisateurs d’optimiser leur efficacité. Cerise sur le gâteau, chez des entreprises comme Mediabat ces formations peuvent être financées par votre organisme collecteur

Réussir la transition vers votre nouveau logiciel artisan

Vu les risques commerciaux et surtout fiscaux encourus, le remplacement de son logiciel de devis facture batiment doit être fait avec la plus grande prudence. Voici quelques conseils de bon sens qui devraient vous permettre de réussir cet exercice avec sérénité…

Choisissez la bonne période pour basculer

Si adopter un nouveau logiciel batiment peut être fait à n’importe quel moment, pour un remplacement, c’est un peu plus délicat. Il est plutôt conseillé d’attendre la fin de l’exercice fiscal en cours en utilisant l’ancien logiciel avant de le changer. Cela permet d’avoir un historique de l’année complète sur le logiciel et commencer un nouvel exercice sur le nouveau. L’équipe technique de Mediabat vous accompagne lors de cette période de transition.

Archivez vos données

1. Conservez toutes vos anciennes factures et documents : Il est conseillé de conserver une copie de l’ensemble de vos documents commerciaux (devis, factures, avoirs, situations…) pour y avoir accès en cas de besoin (contrôle fiscal, historique client, analyse ultérieure…). Ces copies peuvent être au format papier ou dans l’idéal au format numérique PDF auquel cas il serait opportun de les stocker sur un serveur cloud ou sur un disque dur externe dédié à l’entreprise.
2. Conservez votre liste de clients et de produits/ouvrages : Il serait dommage d’avoir à ressaisir toutes les informations concernant vos clients et votre catalogue de produits et prestations. Nous vous conseillons tout d’abord de les exporter à partir de votre ancien logiciel (fichier pdf, csv ou excel) et les conserver précieusement pour ensuite vous renseigner sur les possibilités d’importation dans le nouveau.
3. Conservez la liste de vos factures impayées : Listez les factures émises non encaissées ou partiellement réglées afin d’en tenir compte dans votre nouveau logiciel.
4. Conservez les chiffres clés de votre entreprise : En changeant de logiciel, n’oubliez pas de garder une copie des chiffres clés des exercices précédents (tableau de bord, chiffres d’affaires, ventes par produits, par localisation géographique…) pour avoir des normes de comparaison pour les actions futures.

Préparez un ordinateur de secours

Par sécurité, il est conseillé de conserver une version fonctionnelle de l’ancien logiciel pendant l’année de transition sur un des ordinateurs de l’entreprise afin de pouvoir retrouver des informations au besoin.

Importez vos anciennes données

La possibilité d’importer ses anciennes données, au moins pour votre fichier client vous fera gagner un temps inestimable, sans compter les erreurs possibles pendant la saisie. Si vous arrivez à importer les données historiques de vos clients (devis envoyés, factures émises, règlements…) et votre bibliothèque d’ouvrages, c’est encore mieux. N’hésitez pas à demander à notre service technique les possibilités pour procéder à un import à partir de votre ancien logiciel.

Installez et paramétrez votre logiciel

Étape incontournable de l’adoption d’un nouveau logiciel, la phase d’installation et de personnalisation de votre logiciel peut prendre plus ou moins de temps, en fonction de la complexité de vos besoins. Si la possibilité d’importer les données ôte déjà une grosse épine du pied, voici déjà chez Mediabat les quelques points à considérer :

1. Entête avec les informations concernant la société
2. Mise en forme ( polices, couleurs) des documents commerciaux
3. Mentions obligatoires
4. Format de numérotation des factures
5. Bibliothèque d’articles et d’ouvrages
6. Paramètres d’accès au serveur de mail
7. Création des comptes utilisateurs
8. Périodicité des sauvegardes
9. Options d’impression
10. Taux de TVA
11. Taux de marge …etc

Formez votre personnel

N’hésitez pas à former les membres de votre équipe amenés à utiliser le nouveau logiciel, ça permet d’économiser du temps au quotidien mais surtout ça permet de découvrir toutes ses fonctionnalités et ainsi augmenter l’efficacité de votre entreprise. Cela d’autant plus que vous avez la possibilité de faire financer la formation par votre Organisme collecteur car Médiabat est un Centre de Formation Agréé